ERP 操作核心在于理清角色、模块与数据流向，需理解“谁在什么环节输入什么数据、系统自动做什么、后续谁来用结果”；登录后按岗位匹配权限，及时修改密码、补全联系方式、设置常用功能入口；采购到入库需准确选物料编码、收货时填差异原因；销售下单实时校验库存，不足时可一键触发采购或生产；日常须严控基础数据质量，禁重复建档、禁随意改物料参数，每日清空待审批项。
ERP 系统操作不难，但需要按逻辑顺序理清角色、模块和数据流向。关键不是记住所有按钮，而是理解“谁在什么环节输入什么数据、系统自动做什么、后续谁来用这些结果”。
登录与个性化工作台设置
输入分配的账号密码登录后，系统会根据你的岗位角色（如采购员、仓管、销售助理）自动显示对应权限的模块。首次使用建议做三件事：
- 立即修改初始密码，启用大小写字母 + 数字组合，避免被批量试探
- 进入“个人设置”补全手机号和 邮箱，方便审批消息推送和密码找回
- 在工作台拖拽常用功能图标（如“新建采购申请”“查库存”“开销售单”），把高频入口放在第一屏
采购到入库全流程操作要点
从需求产生到物料进仓，ERP 会自动串联多个动作，人工只需确认关键节点：
- 提交采购申请时，务必选择正确的物料 编码——系统靠它匹配供应商、价格、单位、安全库存值
- 审批通过后，系统自动生成带编号的采购订单，可一键邮件 / 打印发给供应商，无需手动重录
- 收货时在“采购收货”界面扫描条码或输入单号，系统实时扣减“在途数量”，并同步更新可用库存
- 若实际到货数量与订单不符，必须在收货环节直接填写差异原因（如破损、少发），否则财务无法准确应付
销售下单与库存联动规则
销售不是独立开单，而是和库存、生产、财务强绑定的过程：
- 录入客户订单时，系统自动校验当前可用库存（= 现有库存 − 已分配量 − 在途未入库）
- 若库存不足，界面会标红提醒，并可一键触发“生成采购申请”或“下达生产任务”（需提前配置好 BOM 和工艺路线）
- 发货出库后，库存自动减少，同时生成应收单；客户付款后，在“收款核销”中关联该笔应收，账务自动平账
- 所有客户历史订单、交货记录、开票状态都集中在客户档案页，销售跟进一目了然
日常数据维护与防错习惯
ERP 好不好用，70% 取决于基础数据是否干净、及时。养成这几个小动作能避免多数混乱：
- 新增客户 / 供应商前，先搜重名——重复建档会导致对账困难、报表统计失真
- 物料编码一旦启用，禁止修改名称或规格参数，变更必须走“版本管理”流程
- 每 天下 班前花 2 分钟检查“待审批”列表，避免流程卡在自己这里影响下游
- 导出报表时留意时间范围，默认常是“本月”，如需看累计值要手动改成“本年”或选具体起止日
